전시다이·전시다이대여 운반 준비전시부스·전시회부스 반입과 회수

가는 차와 돌아오는 차의 짐이 같지 않을 수 있습니다

전시다이를 보내는 담당자는 우선 요청서를 가는 편과 돌아오는 편으로 나눕니다. 출고할 때는 진열 집기와 견본이 함께 있어도, 복귀할 때는 나눠 준 물품이 빠지고 새로 받은 제품이 더해질 수 있습니다. 그래서 ‘왕복’ 한 줄로 적지 않고 두 기록으로 나눕니다.

반입(행사장으로 들여보내기)과 반출(밖으로 꺼내 보내기)은 연락 상대부터 나눠 적습니다. 출발지에서 건넬 직원과 도착지에서 수령할 동료의 이름을 각각 넣어야 중간에 누구에게 물어야 할지 드러납니다. 현장 업무를 맡긴 사람이 따로 있다면 참가 담당자 대신 물건을 받을 권한이 있는지도 확인해 둡니다.

칸이 비어 있는 쪽이 아직 답을 받지 못한 운송이므로, 그 칸부터 담당을 정합니다.

사무실이사처럼 첫 업무일에서 거꾸로 짜는 일정은 사무실이사 일정 글에 정리해 두었습니다.

행사 시작 대신 차가 들어가는 시간대와 사람이 받는 범위를 겹쳐 봅니다

차는 들어갈 수 있는데 우리 직원이 아직 오지 않는 상황이라면, 먼저 수령 가능한 시간대를 정해야 합니다. 방문 허용만으로 물건을 내려 둘 권한까지 생기는 것은 아닙니다. 현장에서 받을 사람과 받을 수 있는 시간을 먼저 정하고, 그 안에서 도착 시간을 맞춥니다.

주최 측 반입 안내·반출 안내에서 허용 시간, 차량 등록, 출입증, 하역(차에 싣거나 내리는 작업) 자리 사용 조건을 각각 찾습니다. 안내가 바뀔 수 있으니 전달받은 문서의 최신본인지 살피고, 뜻이 불분명한 항목은 행사 운영자에게 물을 일로 남깁니다. 관행으로 조건을 단정하면 현장에서 설명할 근거가 없어집니다.

오는 편은 행사장에서 실을 준비가 된 이후와 돌아갈 곳의 수령 가능 범위도 맞아야 합니다. 겹치는 부분이 없다면 희망 시각을 고집하기보다 어느 쪽 인력이나 준비 순서를 바꿀 수 있는지 고릅니다. 수정할 수 없는 제한과 조정 가능한 사정을 구별해 전하면 다음 제안도 구체적이 됩니다.

도착 연락에는 ‘행사장 도착’ 대신 출입구, 짐을 내릴 자리, 받을 사람을 적습니다. 수령자가 늦을 가능성이 있다면 차가 기다릴 수 있는지와 기다리지 못할 때의 대응 순서를 의뢰 때 미리 묻는 편이 좋습니다. 운전자가 안쪽까지 들어가 계속 머물 수 있다고 가정하는 것은 피합니다.

건물 안에서 승강기를 거쳐 옮기는 경로는 화물용엘리베이터 동선 글에 따로 정리해 두었습니다.

전시대를 트럭운송으로 보낼 때는 포장을 마친 짐 상태로 차종을 정합니다

전시다이는 펼쳐 둔 모습보다 실제로 실을 모습이 기준입니다. 차종은 크기·무게·수량, 세울 방향, 위에 쌓을 수 있는지로 정합니다. 견본 상자와 함께 보낼 때는 집기의 빈 공간에 견본을 넣을 수 있다고 계산하는 것은 피하고, 따로 놓아야 하는 덩어리를 구별해 전달합니다.

분리한 부품과 작은 상자는 큰 판재와 따로 묶고 묶음 수를 적습니다. 연결 부품은 어느 판재에 쓰는지 포장 겉면에 표시하고, 작은 봉투도 독립된 묶음인지 상자 안에 넣은 것인지 구별합니다. 목록에는 큰 판재 수와 부속 묶음 수를 나눠 남겨야 현장에서 함께 넘겼는지 대조하기 쉽습니다. 긴 면 하나만 보고 수량을 헤아리면 뒤에 가려진 부속이 빠지기 쉽습니다. 사진에도 묶음별 표시가 보이게 남겨 두면 받는 쪽이 무엇부터 대조해야 할지 알 수 있습니다.

아크릴처럼 투명한 진열물은 모서리와 면이 드러나는지, 다른 상자와 맞닿는지를 설명해 둡니다. 덮개가 있다는 말만으로 보호 상태를 판단하기 어렵습니다. 운송 중 접촉을 피해야 할 부분을 사진에 표시하고, 겉에서 보이지 않는 취약한 곳은 글로 덧붙이는 방식이 낫습니다.

포장을 끝낸 뒤 재는 방법은 포장 치수 재는 법에서 확인할 수 있습니다.

종료 시각이 아니라 넘길 수 있는 시점을 회수 기준으로 삼습니다

행사가 끝나도 전시부스의 전시물을 내려놓고, 부속을 모으고, 다시 싸는 작업은 남아 있을 수 있습니다. 종료에 맞춰 부른 차가 서 있게 되는 이유입니다. 부스를 꾸미는 쪽에 ‘언제 끝나나요’ 대신 ‘실어도 되는 상태로 언제 넘길 수 있나요’라고 물어 회수의 기준점을 잡습니다.

전시다이대여 후 회수할 때도 쓸 빈 상자와 보호재는 누가 보관하고 되가져올 때 꺼낼지 출발 전에 정합니다. 버리고 나면 원래 넣었던 모습으로 돌아가지 못할 수 있으니, 남길 재료에는 쓰일 물건을 표시하면 덜 헷갈립니다. 재사용하지 못하는 경우 무엇으로 다시 감쌀지는 작업을 맡은 쪽과 결정할 일입니다. 행사 기간에 빈 상자를 둘 장소와 그곳을 관리하는 사람도 참가 담당자가 미리 정해 둡니다. 장소만 알아도 꺼내 줄 사람이 없거나 보호재가 다른 물품과 섞이면 포장 시작이 늦어집니다. 회수 준비를 맡은 사람에게 위치와 꺼내는 절차를 전달하고, 필요한 재료가 실제로 남아 있는지 확인해야 완료 예상도 잡을 수 있습니다.

다 묶인 뒤 운송 쪽에 연락할 사람은 한 명으로 정해 둡니다. 해당 담당자는 눈으로 완료 상태를 보고 ‘다 묶였다’고 알리되, 전달 전에 차를 출발시키는 약속인지 완료 연락 뒤 다시 맞추는 방식인지도 사전에 합의해야 합니다. 연락만 하면 즉시 차가 온다는 뜻으로 받아들이면 다음 일정이 또 어긋납니다.

전시다이가 그대로여도 견본이 다 나가 상자가 줄거나 새로 받은 제품이 늘면 복귀 조건을 다시 알려야 합니다. 보호재를 버려 겉크기가 달라졌다면 변경된 개수와 크기를 보내고, 기존에 잡은 차로 가능한지 답을 받습니다.

행사 뒤에는 남은 견본, 현장에서 받은 물품, 버릴 것을 먼저 나눕니다. 남은 견본은 원래 목록과 대조하고 받은 물품은 새 짐으로 추가해 포장 상태를 확인합니다. 버릴 것은 ‘싣지 않는 짐’으로 따로 표시해 운송할 상자와 떨어뜨려 둡니다. 같은 모양의 상자에 섞어 놓으면 현장에서 잘못 넘기거나 다시 내려야 하므로, 인계 담당자는 실을 묶음만 모아 목록과 맞춰 봅니다.

돌아오는 짐이 다른 지점이나 보관 장소로 가면 출발 전 기록을 그대로 쓰지 않습니다. 새 도착지의 주소, 짐을 받을 사람, 수령 가능한 범위를 운송 창구에 다시 전합니다. 현장 인계자에게도 바뀐 목적지를 공유해야 상자에 남은 옛 주소와 새 요청이 충돌하지 않습니다. 여러 곳으로 나눠 보낼 때는 목적지별로 묶음을 구별하고, 각각 받을 수 있는지 확인한 뒤 운송 가능한 방법을 문의합니다.

요청 접수와 차량 확정을 구별하는 회신 항목은 차량 확정 확인 편에서 살필 수 있습니다.

일정이 어긋나면 차·짐·현장 연락을 함께 바꿉니다

수정은 원래 요청을 받은 운송 창구와 현장 양쪽에 동일한 변경 사항을 전해야 끝납니다. 한쪽에는 늦어진다고 말하고 다른 쪽에는 처음 약속을 남겨 두면 서로 다른 준비를 하게 됩니다. 바뀐 항목, 유지할 항목, 아직 답을 못 받은 항목을 구별하고 누가 마지막 답을 모을지도 기록합니다.

차량 안으로 싣는 일, 내려서 옮기는 일은 누가 맡는지 경계를 남깁니다. 운전자의 도움을 요청했다면 지원 범위를 회신받고 작업 담당에게도 공유해 둡니다. 화콜365에 운송을 맡긴다는 말만으로 부스 제작·설치·철거나 내부 이동까지 포함되는 것은 아닙니다.

마지막 전달 메모에는 확인된 조건만 옮기고, 아직 답이 없는 항목은 확인 중이라고 남깁니다. 담당자가 바뀌어도 두 줄을 그대로 전달할 수 있게 각 편을 분리합니다.

가는 편 인계 메모: 허용 구간은 주최 측 안내대로 맞추고, 받을 사람은 부스 담당 한 명으로 정하며, 출입구와 내릴 자리는 그 담당자가 확인한 위치를 전달합니다.
회수 편 인계 메모: 포장이 끝나면 현장 담당자가 연락하고, 돌아갈 곳은 새로 확인한 주소로 전하며, 받을 사람에게 바뀐 짐 목록과 합의한 작업 범위를 함께 알립니다.

자주 묻는 질문